Секретарь – первый, с кем встречается посетитель, приходя в фирму, учреждение, организацию, предприятие. Он как бы представляет фирму. Через него идет прием посетителей и ведутся телефонные переговоры. Именно поэтому секретарь должен очень хорошо знать свою фирму, ее историю.
Секретарь – это помощник руководителя, лицо фирмы. Ведь первый сотрудник фирмы, с которым имеет дело посетитель, – секретарь, и от того, как секретарь встретит посетителя, какое настроение ему создаст, зависит впечатление и о фирме в целом, и о ее состоятельности.
В настоящее время, профессия секретарь востребована и популярна. Такая вакансия открыта во многих организациях и частных фирмах.
В серьезной фирме работают профессионалы, многие посетители дальше приемной и не бывают – просто нет такой необходимости, секретарь ответит на все вопросы. Они уносят с собой то впечатление, которое произвел сам секретарь. И существует большая вероятность того, что эти посетители своими впечатлениями поделятся с некоторым количеством друзей, коллег и просто знакомых. И если вы произвели плохое впечатление на одного человека, то негативное впечатление о вашей фирме возникнет у нескольких десятков человек.
Общение с начальником – неотъемлемая часть работы секретаря-референта. При этом секретарю следует учитывать особенности характера руководителя, его привычки, знать его требования. Секретарь приходит на работу до руководителя. К приходу руководителя секретарь должен проверить, все ли в порядке в кабинете, подготовить необходимые документы, канцелярские принадлежности, проверить работу компьютера и оргтехники. Кабинет должен быть проветрен и убран. Иногда для хорошего настроения руководителю с утра необходимы чашка горячего кофе или чая и проветренный кабинет. Эта работа не потребует значительного времени. Вам хватит и 10 минут. Но тем самым вы сможете повлиять на настроение начальника на целый рабочий день. Помните, что это вы делаете не только для начальника, но и для себя. Довольный руководитель не будет дергать вас по мелочам, будет ценить вас и легче идти навстречу вашим интересам. Настроение начальника во многом зависит от мелочей.
Вообще, работать в должности секретаря — это большая ответственность, ведь он является не только правой рукой руководителя, незаменимым помощником, самое главное – квалифицированный секретарь – это лицо компании.
Человек с такой должностью проводит прием клиентов компании, занимается ведением делопроизводства, принимает телефонные звонки, организовывает приемы, совещания.
Зачастую, в его обязанности входит планирование рабочего дня непосредственного руководителя.
Секретарь может отвечать за заказ и доставку канцтоваров и прочих необходимых вещей для работников офиса, и другие.
Я выбрала профессию секретаря, потому что в ней есть масса плюсов. Например, то, что ты находишься в постоянном контакте с людьми, заводишь новые знакомства, в процессе своей деятельности, приобретаешь навыки общения и работы со специалистами различных сфер деятельности, приобретаешь опят организаторской деятельности. Эта работа является стабильной, без особых физических нагрузок.
Еще плюсом является то, что работая в этой сфере ты самосовершенствуешься. Ведь секретарь должен быть доброжелательным, коммуникабельным, культурным, вежливым, тактичным, деликатным. Еще секретарь должен обладать профессионализмом, ответственостью, дипломатичностью и отличной памятью.
Я не жалею о том, что выбрала эту специальность.