Добрый день.
Действительно, эти два продукта на первый взгляд кажутся совершенно одинаковыми. Ведь и там, и там работа с таблицами. Однако, между ними существенная разница:
Microsoft Access – это система управления, благодаря которой пользователь управляет базой данных.
Microsoft Excel – это программа, благодаря которой пользователь работает с таблицей данных, совершает разнообразные вычисления и применяет определённые формулы.
Оказывается, в первом случае Excel работает с базой данных, но в табличном варианте (удобно работать с числовыми данными), а в Access данные хранятся в таблице (удобно работать, если больше текстовых значений) – целесообразно использовать данную систему, если очень много данных и связь между ними довольно-таки сложная.