Шаг за шагом: создание базы данных сотрудников в Microsoft Access

Введение

В данной лекции мы поговорим о Microsoft Access – программе для создания и управления базами данных. Access предоставляет удобный интерфейс для работы с данными, позволяет создавать таблицы, заполнять их информацией, создавать запросы для выборки данных, а также создавать формы и отчеты для удобного просмотра и анализа информации. В ходе лекции мы рассмотрим основные шаги по установке Access, созданию базы данных, определению таблиц и полей, а также научимся создавать запросы, формы и отчеты. Давайте начнем!

Нужна помощь в написании работы?

Написание учебной работы за 1 день от 100 рублей. Посмотрите отзывы наших клиентов и узнайте стоимость вашей работы.

Подробнее

Установка Microsoft Access

Microsoft Access – это программа для создания и управления базами данных. Чтобы начать использовать Access, вам необходимо установить его на свой компьютер. Вот пошаговая инструкция по установке Microsoft Access:

Шаг 1: Приобретение Microsoft Access

Первым шагом является приобретение лицензии на Microsoft Access. Вы можете приобрести его вместе с пакетом Microsoft Office или отдельно.

Шаг 2: Загрузка установочного файла

После приобретения лицензии вам нужно загрузить установочный файл Microsoft Access. Обычно этот файл предоставляется в виде загрузки с официального сайта Microsoft или на компакт-диске.

Шаг 3: Запуск установки

После загрузки установочного файла откройте его и запустите процесс установки. Следуйте инструкциям на экране и принимайте необходимые решения, такие как выбор пути установки и языка.

Шаг 4: Активация лицензии

После завершения установки вам может потребоваться активировать лицензию Microsoft Access. Следуйте инструкциям на экране для активации лицензии с использованием лицензионного ключа, который был предоставлен вам при покупке.

Шаг 5: Запуск Microsoft Access

После активации лицензии вы можете запустить Microsoft Access. Обычно он доступен в меню “Пуск” или на рабочем столе. Щелкните по значку Access, чтобы открыть программу.

Теперь у вас установлена и готова к использованию программа Microsoft Access. Вы можете начать создавать и управлять базами данных, добавлять таблицы, поля, связи, запросы, формы и отчеты для эффективной работы с данными.

Создание новой базы данных

Шаг 1: Запуск Microsoft Access

Для создания новой базы данных вам необходимо запустить программу Microsoft Access. Обычно она доступна в меню “Пуск” или на рабочем столе. Щелкните по значку Access, чтобы открыть программу.

Шаг 2: Выбор шаблона или создание пустой базы данных

После запуска программы вам будет предложено выбрать шаблон базы данных или создать пустую базу данных. Шаблоны предлагают готовые структуры баз данных для различных целей, таких как учет товаров, управление проектами и т. д. Если вы хотите создать базу данных с нуля, выберите опцию “Пустая база данных”.

Шаг 3: Указание имени и места сохранения базы данных

После выбора опции “Пустая база данных” вам будет предложено указать имя и место сохранения базы данных. Введите желаемое имя базы данных и выберите папку, в которой она будет сохранена. Нажмите кнопку “Создать”, чтобы продолжить.

Шаг 4: Создание таблицы

После создания новой базы данных вы увидите пустое окно программы Microsoft Access. Чтобы начать работу с базой данных, вам необходимо создать таблицу. Щелкните по вкладке “Таблицы” в верхней части окна и нажмите кнопку “Новая”.

Шаг 5: Определение полей таблицы

При создании новой таблицы вам необходимо определить поля, которые будут содержать данные. Каждое поле представляет собой отдельную колонку в таблице и имеет свое имя и тип данных. Например, вы можете создать поле “Имя” с типом данных “Текст” и поле “Возраст” с типом данных “Число”.

Шаг 6: Сохранение таблицы

После определения полей таблицы вам необходимо сохранить ее. Введите имя таблицы и нажмите кнопку “Сохранить”. Таблица будет сохранена в вашей базе данных и будет доступна для добавления данных и выполнения запросов.

Теперь у вас есть новая база данных в Microsoft Access, в которой вы можете создавать и управлять таблицами, добавлять поля, определять связи между таблицами и многое другое. Вы можете начать добавлять данные в таблицы и использовать их для различных целей, таких как учет, анализ или отчетность.

Определение таблицы “Сотрудники”

Таблица “Сотрудники” является одной из основных таблиц в базе данных, которая содержит информацию о сотрудниках организации. В этой таблице мы будем хранить данные о каждом сотруднике, такие как его имя, фамилия, должность, отдел и контактная информация.

Для определения таблицы “Сотрудники” в Microsoft Access, мы должны определить ее структуру, то есть определить поля, которые будут содержать информацию о сотрудниках.

Поля таблицы “Сотрудники”

В таблице “Сотрудники” мы будем иметь следующие поля:

• Идентификатор: это уникальный номер, который будет присвоен каждому сотруднику. Он будет использоваться для идентификации сотрудника в базе данных.
• Имя: поле, в котором будет храниться имя сотрудника.
• Фамилия: поле, в котором будет храниться фамилия сотрудника.
• Должность: поле, в котором будет указана должность сотрудника в организации.
• Отдел: поле, в котором будет указан отдел, в котором работает сотрудник.
• Контактная информация: поле, в котором будет храниться контактная информация сотрудника, такая как номер телефона или адрес электронной почты.

Каждое поле имеет свой тип данных, который определяет, какая информация может быть хранена в этом поле. Например, поле “Имя” будет иметь тип данных “Текст”, а поле “Идентификатор” будет иметь тип данных “Число”.

Таким образом, определение таблицы “Сотрудники” включает определение полей, их типов данных и их свойств. Это позволяет нам хранить и управлять информацией о сотрудниках в базе данных.

Определение полей таблицы “Сотрудники”

Поле таблицы “Сотрудники” – это структурный элемент, который определяет тип данных и свойства для хранения информации о сотрудниках. Каждое поле имеет уникальное имя, которое идентифицирует его в таблице.

В таблице “Сотрудники” мы можем определить следующие поля:

Идентификатор

Тип данных: Число

Свойства: Первичный ключ, Автоинкремент

Описание: Это уникальный идентификатор для каждого сотрудника. Он автоматически увеличивается при добавлении новой записи в таблицу.

Имя

Тип данных: Текст

Свойства: Ограничение на длину (например, 50 символов)

Описание: Это поле содержит имя сотрудника.

Фамилия

Тип данных: Текст

Свойства: Ограничение на длину (например, 50 символов)

Описание: Это поле содержит фамилию сотрудника.

Дата рождения

Тип данных: Дата/Время

Свойства: Нет

Описание: Это поле содержит дату рождения сотрудника.

Пол

Тип данных: Текст

Свойства: Ограничение на длину (например, 10 символов)

Описание: Это поле содержит пол сотрудника (мужской или женский).

Адрес

Тип данных: Текст

Свойства: Ограничение на длину (например, 100 символов)

Описание: Это поле содержит адрес проживания сотрудника.

Телефон

Тип данных: Текст

Свойства: Ограничение на длину (например, 15 символов)

Описание: Это поле содержит номер телефона сотрудника.

Определение полей таблицы “Сотрудники” позволяет нам хранить и управлять информацией о сотрудниках в базе данных. Каждое поле имеет свой тип данных и свойства, которые определяют, какая информация может быть хранена в этом поле.

Определение связей между таблицами

Связи между таблицами в базе данных Microsoft Access позволяют нам объединять данные из разных таблиц и устанавливать взаимосвязи между ними. Это позволяет нам создавать более сложные запросы, отчеты и формы, которые используют данные из нескольких таблиц одновременно.

Типы связей

В Access существует три основных типа связей:

• Один-к-одному (One-to-One)
• Один-ко-многим (One-to-Many)
• Многие-ко-многим (Many-to-Many)

Один-к-одному (One-to-One)

Связь один-к-одному означает, что каждая запись в одной таблице соответствует только одной записи в другой таблице, и наоборот. Например, у нас может быть таблица “Сотрудники” и таблица “Паспортные данные”, где каждый сотрудник имеет только одну запись с паспортными данными.

Один-ко-многим (One-to-Many)

Связь один-ко-многим означает, что каждая запись в одной таблице может соответствовать нескольким записям в другой таблице, но каждая запись в другой таблице соответствует только одной записи в первой таблице. Например, у нас может быть таблица “Отделы” и таблица “Сотрудники”, где каждый отдел имеет несколько сотрудников, но каждый сотрудник принадлежит только одному отделу.

Многие-ко-многим (Many-to-Many)

Связь многие-ко-многим означает, что каждая запись в одной таблице может соответствовать нескольким записям в другой таблице, и наоборот. Для реализации такой связи требуется создать третью таблицу, называемую “таблицей-связью” или “промежуточной таблицей”. Например, у нас может быть таблица “Студенты” и таблица “Курсы”, и каждый студент может записаться на несколько курсов, а каждый курс может иметь несколько студентов.

Определение связей между таблицами позволяет нам структурировать данные и обеспечить целостность информации в базе данных. Это важный аспект проектирования баз данных и позволяет нам эффективно работать с данными в Access.

Добавление данных в таблицу “Сотрудники”

После создания таблицы “Сотрудники” в базе данных Microsoft Access, мы можем начать добавлять данные в эту таблицу. Добавление данных в таблицу позволяет нам заполнить ее информацией о каждом сотруднике.

Чтобы добавить данные в таблицу “Сотрудники”, выполните следующие шаги:

Откройте таблицу “Сотрудники”

Перейдите во вкладку “Таблицы” в левой панели навигации и дважды щелкните на таблице “Сотрудники”. Это откроет таблицу в режиме редактирования.

Введите данные в поля таблицы

В каждой строке таблицы есть поля, соответствующие определенным атрибутам сотрудника, таким как имя, фамилия, должность и т.д. Введите соответствующие данные в каждое поле для каждого сотрудника.

Сохраните изменения

После ввода данных в таблицу, сохраните изменения, чтобы они были записаны в базу данных. Для этого нажмите на кнопку “Сохранить” в верхней панели инструментов или используйте комбинацию клавиш Ctrl + S.

После сохранения изменений данные будут добавлены в таблицу “Сотрудники” и будут доступны для дальнейшей работы с ними.

Создание запросов для работы с данными

Запросы в Microsoft Access позволяют получать нужные данные из таблиц базы данных. Они позволяют выполнять различные операции, такие как выборка, фильтрация, сортировка и объединение данных.

Создание нового запроса

Для создания нового запроса вам необходимо открыть базу данных и выбрать вкладку “Создание” в верхней панели инструментов. Затем нажмите на кнопку “Запрос” в разделе “Таблицы и запросы”.

Выбор источника данных

После создания нового запроса вам необходимо выбрать источник данных, из которого вы будете получать данные. Вы можете выбрать одну или несколько таблиц базы данных.

Выбор полей для отображения

После выбора источника данных вам необходимо выбрать поля, которые вы хотите отобразить в результирующей таблице. Вы можете выбрать все поля или только некоторые из них.

Применение фильтров и сортировка

Вы можете применить фильтры и сортировку к данным, чтобы получить только нужные вам записи. Для этого вам необходимо использовать соответствующие инструменты в разделе “Фильтры” и “Сортировка” в верхней панели инструментов.

Выполнение запроса

После настройки всех параметров запроса вы можете выполнить его, нажав на кнопку “Выполнить” в верхней панели инструментов. Результаты запроса будут отображены в виде таблицы.

Сохранение запроса

Вы можете сохранить запрос для дальнейшего использования. Для этого выберите вкладку “Файл” в верхней панели инструментов и выберите “Сохранить” или “Сохранить как”. Затем выберите место сохранения и введите имя для запроса.

Таким образом, создание запросов в Microsoft Access позволяет получать нужные данные из базы данных и выполнять различные операции с ними для удобной работы с информацией.

Создание форм для удобного ввода и просмотра данных

Формы в Microsoft Access представляют собой инструмент, который позволяет создавать пользовательский интерфейс для ввода и просмотра данных в базе данных. Формы облегчают работу с данными, предоставляя удобный способ взаимодействия с пользователями.

Создание новой формы

Для создания новой формы в Microsoft Access выберите вкладку “Создание” в верхней панели инструментов и нажмите на кнопку “Форма”. Это откроет новую форму в режиме разработки.

Добавление элементов управления

Чтобы добавить элементы управления на форму, выберите нужный элемент из панели инструментов “Элементы управления” и щелкните на форме, чтобы разместить его. Некоторые из доступных элементов управления включают текстовые поля, кнопки, флажки, комбинированные списки и т. д.

Настройка свойств элементов управления

После добавления элементов управления на форму, вы можете настроить их свойства, чтобы они отображали и вводили данные в соответствии с вашими требованиями. Некоторые из настраиваемых свойств включают заголовок, размер, формат, источник данных и т. д.

Создание связей с таблицами

Чтобы форма могла отображать и редактировать данные из базы данных, необходимо создать связь между формой и соответствующей таблицей. Для этого выберите форму, перейдите на вкладку “Данные” в верхней панели инструментов и выберите нужную таблицу в разделе “Источник записей”.

Настройка макета и внешнего вида формы

Вы можете настроить макет и внешний вид формы, чтобы она выглядела более привлекательно и соответствовала вашим потребностям. Для этого выберите форму, перейдите на вкладку “Формат” в верхней панели инструментов и используйте доступные инструменты для изменения цветов, шрифтов, размеров и т. д.

Сохранение и использование формы

После завершения создания и настройки формы, сохраните ее, выбрав вкладку “Файл” в верхней панели инструментов и нажав на кнопку “Сохранить”. Затем вы можете использовать форму для ввода и просмотра данных в базе данных, открыв ее в режиме просмотра.

Таким образом, создание форм в Microsoft Access позволяет создавать удобный пользовательский интерфейс для работы с данными в базе данных, облегчая ввод и просмотр информации.

Создание отчетов для вывода информации

Отчеты в Microsoft Access представляют собой инструмент для вывода информации из базы данных в удобном и структурированном виде. Они позволяют создавать профессионально оформленные документы, содержащие данные из таблиц и запросов.

Шаг 1: Создание нового отчета

Для создания нового отчета в Microsoft Access необходимо выбрать вкладку “Создание” в верхней панели инструментов и нажать на кнопку “Отчет”. После этого откроется окно “Отчеты” с доступными шаблонами отчетов.

Шаг 2: Выбор и настройка шаблона отчета

В окне “Отчеты” можно выбрать один из предустановленных шаблонов отчетов или создать отчет с нуля. При выборе шаблона отчета, вы можете предварительно просмотреть его и выбрать наиболее подходящий для вашей цели.

После выбора шаблона отчета, вы можете настроить его внешний вид и расположение элементов. Для этого доступны различные инструменты форматирования, такие как изменение размера и положения полей, добавление заголовков и подвалов, настройка шрифтов и цветов.

Шаг 3: Добавление данных в отчет

Чтобы добавить данные в отчет, необходимо выбрать источник данных. Это может быть таблица, запрос или комбинированный источник данных. Выберите нужный источник данных и перетащите его на отчет.

После добавления источника данных, вы можете настроить отображение полей и их порядок. Для этого выберите поле и используйте инструменты форматирования, чтобы изменить его внешний вид.

Шаг 4: Добавление группировки и сортировки

Если вам необходимо сгруппировать данные в отчете или отсортировать их по определенным критериям, вы можете использовать инструменты группировки и сортировки. Выберите поле, по которому хотите сгруппировать или отсортировать данные, и примените соответствующие настройки.

Шаг 5: Предварительный просмотр и сохранение отчета

После завершения настройки отчета, вы можете предварительно просмотреть его, чтобы убедиться, что он отображается корректно. Для этого выберите вкладку “Предварительный просмотр” в верхней панели инструментов.

Если отчет отображается корректно, вы можете сохранить его, выбрав вкладку “Файл” в верхней панели инструментов и нажав на кнопку “Сохранить”. При сохранении отчета, вы можете выбрать имя файла и расположение для сохранения.

Таким образом, создание отчетов в Microsoft Access позволяет выводить информацию из базы данных в удобном и структурированном виде, облегчая анализ и представление данных.

Таблица сравнения Microsoft Access и Microsoft Excel

Заключение

В данной лекции мы рассмотрели основы работы с Microsoft Access. Мы установили программу, создали новую базу данных и определили таблицу “Сотрудники”. Также мы изучили поля таблицы, связи между таблицами и научились добавлять данные. Для удобной работы с данными мы создали запросы, формы и отчеты. Microsoft Access является мощным инструментом для управления базами данных и может быть полезным в различных сферах деятельности. Надеюсь, что эта лекция помогла вам понять основы работы с Access и будет полезна в вашей дальнейшей работе.